HR必备：如何批量生成员工档案、合同、证明等word文档？

从事HR招聘岗位或行政岗位的小伙伴们，每当招聘季度来临时都非常忙碌，尤其是当公司一次性招聘几百人的时候，单是录入大量员工资料文档、发放几百份录用通知书就是一项大任务。那么，有没有什么更高效的方法实现这一操作呢？下面就给大家介绍一个简单实用的方法，可以根据整理好的Excel表格中的数据，一次性批量生成多个word形式的员工信息表、通知书等资料，大大提高我们的工作效率。

身为HR，工作中我们经常会遇到需要批量生成word文档的情况，例如校招季批量生成录用通知书，批量生成各种劳动合同、证明文档、员工档案等。

就比如说制作员工入职登记文档，若企业一次性招聘 100名新员工，表格里每人有20 余项个人信息，手动填写不眠不休也要两天，且中途无法进行其他工作，严重影响办公流程的推进。特别是遇到紧急任务时，真是赶都赶不出来。而且我们长时间做这项工作还容易疲劳，也可能造成内容填写错误。所以，批量自动生成word就是一个很好的解决方法。

批量生成员工信息word文档效果预览

这里我们就已经根据右侧的员工信息word模板，生成了左侧多个不同的word毕业证文件，内容都是相似的，只是动态替换了中间的学生名称、专业等信息。

批量生成员工信息word文档准备工作

我们需要以下资料：

1、员工信息的Word 模板

设置好word模板，将需要动态替换的内容用英文状态下的[]来表示，这个非常重要，如果没按格式来，后续就无法自动填写相关信息，设置了格式后，括号内的内容就与Excel客户信息表的表头标题保持一致。

此外，这次需要生成的资料里有图片，图片也需要设置占位符，以下方法只适用于office中操作：

首先，点击图片，右键出现选项，选择“查看可选文字”

其次，在可选文字中设置占位符信息

注意：这里也要用英文状态下的[]填写

2、 Excel 数据源

批量生成员工信息word文档操作步骤

1、打开「鹰迅批量处理工具箱」，左侧选择「word 工具」，右侧在文件内容分类中选择「根据模板生成 Word文档」的功能。

2、添加我们已经设置好的word模板（员工信息模板）。

3、建立模板与数据的对应关系。

点击右上角【新建对应关系】，在弹出的窗口中进行具体设置。

然后输入关键信息

在“Excel 数据文件”处上传表格，红色箭头处需要注意，一定要输对表格里的标题所在行号！所有信息输入完成后，点击继续下一步设置。如果我们设置保存后还想修改，可以点击灰色箭头。

这里提供两种命名方式：

• 自动命名：选择【将指定列的内容作为文件名】，在红色箭头的输入框中填入文件名对应的列，系统将按该列内容自动为每个文档命名。
• 手动命名：选择【自定义文件名规则】，点击右侧【说明】，按规则填写即可。

绿色箭头处是软件自动生成的映射关系，核对无误后直接保存即可。 记得勾选已设置好的所有规则，避免遗漏。

4、设置生成后的Word文档输出目录。

5、批量生成员工信息word文档内容处理完成。

日常整理员工资料时，逐个新建文档、手动录入信息效率极低，姓名、部门、岗位等内容极易出现填写偏差，人员数量一多，制表工作量就会大大增加。有了这个工具，办公室工作人员再也不用复制粘贴改制作word文档信息到崩溃了！以后需要批量生成各种word文档、pdf文档等情况都可以用这款工具来搞定，赶紧来试试吧！