公司制度文件修订后，版本号、生效日期等信息需要同步更新到所有相关文档的页脚中，这是一项看起来简单但实际操作起来相当麻烦的工作。尤其是当制度文件数量较多时，逐一打开修改页脚不仅效率极低，还很容易出现遗漏或格式不统一的情况，给后续管理带来麻烦。这篇文章就来聊聊制度文件版本号更新这个典型场景下，大家最常遇到的那些操作痛点。
做过质量管理体系或者行政档案管理工作的朋友对这个场景应该不陌生。每次制度文件修订完成，都要更新文档的版本信息，而这些版本信息通常就放在页脚位置，包括版本号、文件编号、修订日期、审批人等内容。
看起来只是改几个字，但如果涉及的文档有几十份，每份的页脚格式还不完全一样，处理起来就是另一回事了。有的文档页脚里的版本号是纯文本，改起来还好说；有的是放在表格里的，进入编辑模式之后还要找准位置；有的设置了奇偶页不同，左页右页的页脚都要分别修改；还有的文档设置了文档保护，不解除保护根本没办法编辑页脚。
更头疼的一点是，制度文件的修订往往有时效性，修订完成之后通常要求尽快发布，这意味着文档更新的时间窗口并不宽裕。在这种压力下，一份份手动改页脚既慢又容易出错，改完之后还不放心，还得再花时间检查一遍，整个流程下来非常消耗精力。有些团队为了解决这个问题，会让多个人分工负责，每人改一部分，但这样又引入了新的问题：不同人对格式的理解和操作习惯可能有差异，改出来的页脚格式未必完全统一，后期审核时又要花时间逐一核对。
针对这个场景，接下来介绍的工具支持统一设置页脚内容并批量写入所有选中的Word文档，操作过程不需要逐一打开文件，我们具体来看一下怎么操作。
批量修改Word文档页眉公司名称操作步骤
1、打开「鹰迅批量处理工具箱」，左侧选择「Word 工具」，右侧在页眉页脚分类中选择「Word 添加页眉页脚」的功能。
2、将所有需要更新版本号的制度文件批量导入软件。
3、设置需要更新的版本号、生效日期等页脚信息内容。
页面上可以供我们选择的选项非常的丰富，我们下面来逐一介绍一下。
内容来源：如果设置的页眉页脚比较简单，没有特别复杂的样式，比如图片、表格内容，也没有字体、颜色等各种要求的话，那我们选择输入文本内容这个选项就可以了。如果设置的页眉页脚复杂的话，那我们就需要选择从指定文件的页眉页脚中提取这个选项。
目标：由于我们这里需要设置页脚处的版本号信息，那我们这里选择页脚就可以了。
位置：我们可以将这些信息设置在靠右的位置，当然如果大家有自定义的需求的话，那可以自己进行选择。
展示类型：如果想要区分首页或非首页或者区分奇偶页的话，大家也可以根据自己的实际场景进行选择。
4、所有制度文件页脚版本信息批量修改完成。
从实际使用效果来看，以前需要半天甚至一天才能完成的页脚批量更新任务，用工具处理之后往往十几二十分钟就能搞定，准确率也更有保障。每份文档的修改结果完全一致，不存在手动操作时因为疏忽导致的差异问题。
对于需要定期维护制度文件版本信息的质量管理或行政团队来说，把这类批量处理工具纳入标准工作流程，是一个性价比很高的选择。以后每次版本更新，再也不用全组人盯着屏幕一份份改了，把时间用在更有意义的地方才是正经事。